Dosyalama ve arşivleme her işletme için büyük önem arz etmektedir. Her ne kadar dijital bir dünyada yaşasak da yine de bazı belgelerin basılı olması gerekmektedir. Bu basılı belgelerin, resmi evrakları saklanması gerektiğinde devreye dosya arşivleme materyalleri girmektedir. Belgelerinizin güvenle saklanması, deforme olmadan uzun yıllar arşiv içinde kalmasını sağlamak için doğru ve kaliteli ürünlerin seçilmesi gerekmektedir.
İçerikler
Dosyalama ve Arşivleme Ne Demek?
Hemen hemen her şahsi işletmede ya da kalabalık işletmelerde bazı evraklar depolanmaktadır. Bu yöntemle ise birlikte istenilen belgeye kolayca erişim sağlanmaktadır. Tüm dosyalar, önemli evraklar belirli bir sırayla dizilmektedir. Bu sayede gün içerisinde acilen kullanılması gereken bir belgeyi ararken hiç zorlanmazsınız. Sizin için özel olan önemli bilgileri içeren belgeleri arşivin içerisinde gönül rahatlığıyla koruyabildiğiniz gibi uzun yıllar sonra da kullanabilirsiniz.
Arşivleme Nedir?
Arşivleme dediğimiz olgu şirketlerin ya da bireylerin resmi bilgi ve belgelerini daha sonra kullanabilmesi ve güvende tutabilmesi için muhafaza etmesi olarak tanımlanabilmektedir. Daha çok devlet kurumlarında tercih edilen bu yöntem hukuk bürolarında, insan kaynaklarında da sık sık tercih edilmektedir. Bilgisayar üzerinden her zaman ulaşılamayacak ya da basılı olarak ulaşılması gereken belgeleri arşivlemek doğru bir hamledir. Denetim için saklanması gereken belgelerin de arşivde bulunması gerekmektedir.
Dosya Arşivleme Nasıl Yapılır?
Dosya arşivleme yapmanın belli kuralları bulunmaktadır. İlk önce arşivlenecek dosyalar dizine alınmalıdır ve çabuk bulunabilmesi için aranabilir olarak sıralanmalıdır. Böylelikle gün içinde acil olarak ulaşmak istediğiniz evraklara kolaylıkla ulaşabilirsiniz. İşletme içerisinde oluşturacağınız arşiv sistemine göre ve bu sistemin büyüklüğüne göre alfabetik dizin kullanılarak alan oluşturabilir. Tüm bunların yanı sıra dosyaları konu isimlerine göre sıralayabilir ya da numaralı bir şekilde sistem oluşturabilirsiniz.
Alfabetik dizin denilen sistem dosyaların A’dan Z’ye harflerle birlikte sıralanması anlamına gelmektedir. Bu sistemde ister dosyalara isterseniz de dosyaların bulunduğu raflara harf değeri verebilirsiniz. Dosyalarınızın sayısına, içeriğine ve önceliklerine göre değişik biçimlerde de harf değeri verebilirsiniz.
Arşivleme yaparken en sık tercih edilen yöntem numaralı arşiv sistemidir. Numaralı olarak sıralama yapmak tıpkı alfabetik dizinde olduğu gibi 0’dan başlayıp değer vermek anlamına gelmektedir. Bu sistem oldukça fazla rağbet görmektedir ve geniş bir arşiviniz yok ise sizin için oldukça verimli bir sistem olacaktır. Ancak geniş bir arşive sahipseniz numaralı sıralama sizin için oldukça zor olacaktır.
Yatay dosyalama olarak adlandırılan bir diğer sistem ise dosyaların yatay bir şekilde dosyalanmasına verilen isimdir. Raf ya da kutu kullanılarak oluşturulan sistem aynı konudaki dosyaları alt gruplarına ayırarak depolamanıza da izin vermektedir.
Dikey dosyalamada ise evraklar çekmecelere veya çekmeceli dolaplara dik bir şekilde yerleştirilmektedir. Bu sistemde arşivleme işlemini daha kolay bir hale getirmek için çekmecenin içerisine asılı konuma sahip körük dosyalar kullanılabilir. Sıra numarasına sahip dosyalar dikey sistemde arşivlendiğinde sonsuz genişleyebilme imkânı da bulunmaktadır.
Kronolojik sıralama sisteminde dosyaların tarihleri ölçüt olarak kullanılmaktadır. Dosyaların tarihlerine göre sıralama yapılmaktadır ve eski tarihli dosyalar varsa yüzyıllara, yıllara, aylara, haftalara ve hatta günlere bile ayrılmaktadır. Bu sisteme göre ayrılan dosyalar dolaplara veya çekmecelere yerleştirilmektedir. Bankalarda, bazı işletmelerde, polis ve jandarma karakollarında genellikle evrakların gün bazında dosyalanması gerekmektedir.
Dosyalama Neden Yapılır?
Dosya arşivleme yapılmasının nedeni etkili bir sistem kurarak gün içerisindeki iş trafiğini rahatlatmaktır. Arşivde bulunan belgeleri sıklıkla kullanıyorsanız doğru bir sistem oluşturmanız gerekmektedir. Bu sistemle birlikte tüm işlerinizin vakit kaybetmeden hallolduğunu görebilirsiniz. Bu yüzden bir sistem kurarken doğru hamleler yapmalısınız çünkü kurduğunuz sistemin verimli olması için herkes tarafından kolayca anlaşılması gerekmektedir. Akla ve mantığa uygun bir arşiv oluşturmalısınız. Tüm detaylar göz önünde bulundurulduğunda aradığınız belgeleri kolaylıkla bulabildiğinizi göreceksiniz. Aynı zamanda bir arşivin kendi içerisinde tutarlı olması gerekmektedir. Tutarsız bir sistem sorunlara yol açacaktır, sorunları hızlıca çözmek için oluşturulan arşivlerde bu durum daha da büyük bir karışıklığa yol açacaktır.
İyi bir dosyalama sisteminde ekonomik olmak da önemlidir. Ekonomik koşullar tüm işletmelerin mutlaka başvurması gerektiği hususlardan biridir. Doğru sistem sizin hem zamandan tasarruf yapmanıza hem de paradan tasarruf yapmanıza olanak sağlamaktadır. Az yer kaplayan, az personel gerektiren, az donanıma ve az araç-gerece sahip olan sistem son derece ekonomik sistemlerden biridir.
Dosyalama Süreci Nedir?
Dosya arşivleme süreci karmaşık bir süreç gibi gözükmektedir fakat bir sisteme oturtulduğunda oldukça faydalıdır. Dosyalama süreci, önemli belge ve evrakların dosyalanabilir olmasının denetlenmesiyle başlamaktadır. Denetlenen belgeler pek çok aşamadan geçerek dosyalanmaktadır.
Planlanan sistem doğrultusunda belgeler sınıflandırılmaktadır ve sınıflarına göre sıralanmaktadır. Daha sonra ise fihrist hazırlaması yapılmaktadır. Bu hazırlama sürecinin amacı ise tasnif sisteminin verimli kullanılabilmesidir. Fihrist hazırlaması sayesinde belgelerin hangi dosyaya konulacağını öğrenebilirsiniz. Eğer işletme içerisinde dosyalayacağınız belgeler fazlaysa fihrist hazırlama maddesini uygulamaya özen göstermelisiniz.
Süreç içerisindeki bir diğer madde ise dosya açılmasıdır. Dosya açılması, çeşitli yazılı belgelerin konulduğu kartondan veya plastikten yapılan bir dosyalama aracıdır. Bir dosya yaklaşık 100 belge almaktadır. 100 belgeyi tamamlamadan başka dosya açılmamaktadır. Bunun nedeni ise dosya sayısını en aza indirgemek ve aynı niteliği içeren belgeleri bir arada tutmaktır. Tüm bunlardan sonra kontrolü yapılan belgenin hangi dosya içerisine konulacağı belirlenmektedir. Bu belirleme sonucunda ise ortaya bir kod çıkmaktadır. Bu işleme kodlama adı verilmektedir, dosyalar kodlanmakta ve ilgili dizine girmektedir.
Dosyaların içinde yer alan belgelerin ödünç verilmesi durumu da bulunmaktadır. Bu süreçte ekstra dikkatli olmak gerekmektedir. Bir personel belge alacağı zaman dosya içerisindeki o tek belge verilmemektedir. Bunun yerine dosya tamamen personele verilmektedir. Dosyayı verdikten sonra ise süreci arşiv memurunun kontrol etmesi gerekmektedir. Bunun için de bir dosya takip belgesinin bulunması zorunludur. Personel dosyayı geri getirdikten sonra da ödünç verilen dosyalar tekrar kontrol edilmelidir.
